Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: 10. Januar 2025

Die Schule Rotenhof (nachfolgend "wir", "uns" oder "unsere Website") nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten, nutzen und schützen, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Dienste in Anspruch nehmen. Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller anderen anwendbaren Datenschutzgesetze einzuhalten.

Wer wir sind

Die Schule Rotenhof ist eine Bildungseinrichtung, die sich der Förderung und Entwicklung von Schülerinnen und Schülern verschrieben hat. Unsere Website dient dazu, Informationen über unsere Bildungsangebote, Veranstaltungen und Aktivitäten bereitzustellen sowie die Kommunikation zwischen Schule, Eltern, Schülern und anderen Interessierten zu erleichtern.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO:

Schule Rotenhof
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 (0) 000 000000

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben oder Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen möchten, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Datenschutzbeauftragter der Schule Rotenhof
E-Mail: [email protected]

Welche personenbezogenen Daten wir sammeln

Wir erheben und verarbeiten verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, abhängig davon, wie Sie mit unserer Website und unseren Diensten interagieren. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen

Wenn Sie unsere Kontaktformulare nutzen, sich für Newsletter anmelden oder mit uns per E-Mail kommunizieren, erheben wir folgende Daten:

• Name und Vorname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Postanschrift
• Betreff und Inhalt Ihrer Nachricht
• Angaben zum Schüler oder zur Schülerin (bei Anmeldungen oder Anfragen bezüglich der Aufnahme)
• Sonstige Informationen, die Sie uns freiwillig mitteilen

Automatisch erfasste Daten

Bei jedem Besuch unserer Website werden automatisch bestimmte technische Daten erfasst und in Serverlogfiles gespeichert:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem des Nutzers
• Referrer URL (zuvor besuchte Seite)
• Provider des Nutzers

Daten aus der Nutzung von Diensten

Wenn Sie sich für unsere Newsletter anmelden, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse sowie den Zeitpunkt der Anmeldung. Bei der Nutzung bestimmter Funktionen unserer Website können weitere spezifische Daten anfallen, über die wir Sie jeweils gesondert informieren.

Ziele der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Ziele der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu bestimmten, eindeutigen und legitimen Zwecken:

• Bereitstellung und Verbesserung unserer Website und deren Funktionalitäten
• Beantwortung von Anfragen und Kommunikation mit Interessenten, Eltern und Schülern
• Bearbeitung von Anmeldungen und Aufnahmeanträgen
• Versand von Newslettern und Informationen über schulische Veranstaltungen
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des Betriebs unserer Website
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Analyse der Website-Nutzung zur Optimierung unseres Angebots
• Verhinderung von Missbrauch und Betrug

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß der DSGVO:

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Dies gilt beispielsweise für die Anmeldung zu unserem Newsletter oder die Nutzung bestimmter Kontaktformulare. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Dies betrifft insbesondere Anmeldungen und Aufnahmeverfahren sowie die damit verbundene Kommunikation.

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen. Dies umfasst beispielsweise Aufbewahrungspflichten nach steuerrechtlichen oder schulrechtlichen Vorschriften.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter erforderlich, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen. Zu unseren berechtigten Interessen zählen insbesondere:

• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des ordnungsgemäßen Betriebs unserer Website
• Analyse und Optimierung unserer Website und unserer Dienste
• Direktwerbung für eigene Angebote
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und geben sie nur in folgenden Fällen an Dritte weiter:

Auftragsverarbeiter

Wir setzen externe Dienstleister ein, die uns bei der Bereitstellung unserer Website und Dienste unterstützen. Diese Auftragsverarbeiter verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Wir haben mit allen Auftragsverarbeitern Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, die einen angemessenen Schutz Ihrer Daten gewährleisten. Zu unseren Auftragsverarbeitern gehören:

• Hosting-Provider für den Betrieb unserer Website
• E-Mail-Service-Provider für den Newsletter-Versand
• IT-Support-Dienstleister
• Anbieter von Analyse- und Statistikdiensten

Rechtliche Verpflichtungen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen, dass eine solche Offenlegung notwendig ist, um:

• Gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen
• Gerichtlichen Anordnungen oder behördlichen Anfragen zu entsprechen
• Unsere Rechte oder unser Eigentum zu schützen
• Die Sicherheit von Nutzern oder der Öffentlichkeit zu gewährleisten

Keine Weitergabe an Dritte für deren eigene Zwecke

Wir verkaufen, vermieten oder tauschen Ihre personenbezogenen Daten nicht gegen Entgelt an Dritte. Eine Weitergabe an Dritte für deren eigene Zwecke erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder wenn eine gesetzliche Grundlage dies erlaubt.

Speicherdauer Ihrer Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen.

Allgemeine Speicherfristen

• Serverlogfiles: Werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht
• Kontaktanfragen: Werden nach vollständiger Bearbeitung und Ablauf eventueller Gewährleistungs- oder Garantiefristen gelöscht, in der Regel nach 3 Jahren
• Newsletter-Anmeldungen: Bis zum Widerruf der Einwilligung oder Abmeldung vom Newsletter
• Anmeldeunterlagen: Werden nach Abschluss des Anmeldeverfahrens oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht
• Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre gemäß steuerrechtlichen Vorschriften

Ausnahmen

In bestimmten Fällen können längere Speicherfristen erforderlich sein, beispielsweise:

• Wenn rechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen
• Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• Bei laufenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahren

Nach Ablauf der Speicherfrist werden Ihre Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gelöscht, es sei denn, ihre weitere Aufbewahrung ist erforderlich.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß der DSGVO verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit gegenüber uns geltend machen, indem Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten. Dies umfasst insbesondere Informationen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Empfänger der Daten, die geplante Speicherdauer sowie Ihre weiteren Rechte.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern:

• Die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind
• Sie Ihre Einwilligung widerrufen und keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen
• Die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
• Die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn:

• Die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird
• Die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen
• Wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen
• Sie Widerspruch eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe überwiegen

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mittels automatisierter Verfahren erfolgt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Cookies und andere Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität zu verbessern und Ihr Nutzererlebnis zu optimieren.

Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden, wenn Sie eine Website besuchen. Sie ermöglichen es der Website, Ihr Gerät wiederzuerkennen und bestimmte Informationen über Ihre Nutzung zu speichern.

Arten von Cookies

Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website unerlässlich und ermöglichen grundlegende Funktionen wie die Navigation und den Zugriff auf sichere Bereiche. Die Website kann ohne diese Cookies nicht ordnungsgemäß funktionieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Funktionale Cookies

Diese Cookies ermöglichen es der Website, erweiterte Funktionalität und Personalisierung bereitzustellen, wie z.B. die Speicherung Ihrer Sprachpräferenzen. Diese Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt.

Analyse-Cookies

Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren, indem Informationen anonym gesammelt und gemeldet werden. Dies ermöglicht es uns, unsere Website kontinuierlich zu verbessern. Diese Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt.

Cookie-Verwaltung

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unseren Cookie-Banner anpassen. Darüber hinaus können Sie Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers verwalten oder löschen. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung bestimmter Cookies die Funktionalität unserer Website beeinträchtigen kann.

Weitere Tracking-Technologien

Neben Cookies können wir auch andere Tracking-Technologien wie Web Beacons, Pixel-Tags oder Local Storage verwenden. Diese Technologien funktionieren ähnlich wie Cookies und werden zu vergleichbaren Zwecken eingesetzt.

Sicherheit Ihrer Daten

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Zerstörung zu schützen.

Technische Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselte Datenübertragung mittels SSL/TLS-Technologie
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
• Einsatz von Firewalls und Intrusion-Detection-Systemen
• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Penetrationstests
• Sichere Passwortrichtlinien und Zugriffskontrollen
• Regelmäßige Datensicherungen (Backups)

Organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

• Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten auf autorisierte Mitarbeiter nach dem Need-to-Know-Prinzip
• Verpflichtung aller Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
• Schulung der Mitarbeiter im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit
• Überprüfung und regelmäßige Aktualisierung unserer Sicherheitsmaßnahmen
• Incident-Response-Verfahren für den Fall von Datenschutzverletzungen

Meldung von Datenschutzverletzungen

Im unwahrscheinlichen Fall einer Datenschutzverletzung, die voraussichtlich ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten zur Folge hat, werden wir Sie unverzüglich gemäß Art. 34 DSGVO informieren und die zuständige Aufsichtsbehörde benachrichtigen.

Übermittlung von Daten außerhalb der EU/des EWR

Grundsätzlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. In bestimmten Fällen kann es jedoch vorkommen, dass wir Dienstleister einsetzen, die sich außerhalb der EU/des EWR befinden.

Garantien bei Drittlandtransfers

Sollte eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erforderlich sein, stellen wir sicher, dass diese nur unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen erfolgt:

• Das Drittland verfügt über ein angemessenes Datenschutzniveau, das von der EU-Kommission anerkannt wurde (Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO)
• Es wurden geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO vereinbart, wie z.B. EU-Standardvertragsklauseln
• Es liegt eine ausdrückliche Einwilligung von Ihnen vor
• Die Übermittlung ist zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich

Informationspflicht

Sollten wir Ihre Daten an Empfänger in Drittländern übermitteln, informieren wir Sie über die konkreten Empfänger, das betroffene Drittland sowie die geeigneten Garantien. Sie können eine Kopie der Garantien bei uns anfordern.

Änderungen der Eigentümerschaft oder Kontrolle

Im Falle einer Umstrukturierung, Fusion, Übernahme oder des Verkaufs von Vermögenswerten können Ihre personenbezogenen Daten an die beteiligten Parteien übertragen werden. In einem solchen Fall werden wir:

• Sie rechtzeitig über die geplante Übertragung informieren
• Sicherstellen, dass der Empfänger Ihre Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung oder einer gleichwertigen Richtlinie behandelt
• Ihre Rechte als betroffene Person gewährleisten
• Alle gesetzlichen Anforderungen an eine solche Übertragung einhalten

Sollten Sie mit der Übertragung nicht einverstanden sein, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen und die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, soweit dies rechtlich zulässig ist.

Kontaktmöglichkeiten

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, Ihre Rechte als betroffene Person ausüben möchten oder Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren:

Allgemeine Anfragen:
Schule Rotenhof
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 (0) 000 000000

Datenschutzspezifische Anfragen:
Datenschutzbeauftragter
E-Mail: [email protected]

Wir werden Ihre Anfrage so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang, beantworten. In komplexen Fällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden, worüber wir Sie informieren würden.

Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um Änderungen in unseren Praktiken, Technologien oder rechtlichen Anforderungen widerzuspiegeln. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar und durch das Datum der letzten Aktualisierung gekennzeichnet.

Benachrichtigung über wesentliche Änderungen

Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte beeinträchtigen könnten, werden wir Sie auf angemessene Weise informieren, beispielsweise durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website oder per E-Mail, sofern wir Ihre E-Mail-Adresse haben. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um über unsere Datenschutzpraktiken informiert zu bleiben.

Archivierung früherer Versionen

Frühere Versionen dieser Datenschutzerklärung archivieren wir und stellen sie auf Anfrage zur Verfügung. Wenn Sie eine frühere Version einsehen möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected].